Прежде всего, хотелось бы сказать, что лучше в такой ситуации не оказываться. Как же избежать «прогула»? В соответствии с ТК РФ, прогул – это отсутствие на рабочем месте без уважительных причин в течение всего рабочего дня (смены), независимо от его (ее) продолжительности, либо отсутствие на рабочем месте без уважительных причин более четырех часов подряд в течение рабочего дня (смены).
Кроме того, не следует забывать, что прогул является дисциплинарным проступком, т.е. неисполнением или ненадлежащим исполнением работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей.
И отгулы и отпуска относятся к времени отдыха работника, т.е. к тому времени, когда работник свободен от исполнения своих трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению. А нет трудовых обязанностей не может быть и дисциплинарного проступка.
Находясь в командировке же, работник отсутствует на своем рабочем месте по распоряжению работодателя, т.е. по «уважительной причине», значит, и в этом случае прогула нет. Все что работнику нужно сделать для того, чтобы не оказаться в описанной вначале ситуации, это иметь на руках доказательства, подтверждающие, что работник находится именно в отпуске или командировке. Ниже речь пойдет о том, как оформляются отгулы, отпуска и командировки, т.е. о тех документах, которые добросовестный работодатель обязан оформить, прежде чем отправить работника с работы.
Отгул
Вообще трудовое законодательство не использует такого понятия. Обычно под отгулами имеют в виду дополнительные выходные дни, предоставляемые в виде компенсации за сверхурочную работу, либо работу выходные и нерабочие праздничные дни. Иногда отгулами называют то, что фактически является отпуском без сохранения заработной платы на один день. Принципиально то, что и в том, и в другом случае, в соответствии с законодательством, конкретное время использования "отгула" определяется по соглашению сторон. И вот это-то соглашение, которое обычно совершается в виде устной договоренности, и следует закрепить в письменном виде. Все, что для этого нужно сделать, это написать письменное заявление с просьбой предоставить отгул в конкретный день и попросить работодателя письменно зафиксировать на этом заявлении свое согласие. Это заявление нужно забрать себе, а не оставлять работодателю. Если ваш работодатель тщательно следит за своим документооборотом, то вы можете сделать для него ксерокопию этого заявления (а не наоборот! Оригинал должен остаться у вас), либо написать второй оригинал. Отказ работодателя подписать ваше заявление либо отдать вам его уже сам по себе должен вас насторожить и навести на мысль о том, а следует ли вам пользоваться фактически непредоставленным отгулом.
Отпуск
В силу многочисленных требований законодательства к порядку предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, представить работника, находящегося в таком отпуске, злостным прогульщиком достаточно сложно. Прежде всего, дата начала и продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска должны быть предусмотрены графиком отпуском, утверждаемым работодателем до начала рабочего года. Если в организации такого графика нет, или вы хотите использовать свой отпуск в иное время, чем это предусмотрено графиком отпусков, предоставление отпуска будет опять же регламентироваться соглашением между вами и работодателем, которое следует оформить так, как было описано в случае с отгулами. Кроме того, в соответствии со ст. 123 ТК РФ, о времени начала отпуска работник должен быть извещен под роспись не позднее, чем за две недели до его начала, что подразумевает наличие письменного документа – приказа или распоряжения работодателя. Не менее чем за три дня до начала отпуска, работодатель обязан выплатить вам отпускные. Нарушение этого положения дает работнику право требовать переноса отпуска на другое, удобное для него время. Отсутствие всех описанных выше документов и действий со стороны работодателя является поводом настоятельно потребовать у работодателя хотя бы оригинал подписанного заявления о предоставлении вам отпуска.
Что касается отпусков без сохранения заработной платы, то в соответствии с законодательством, они могут быть предоставлены только по заявлению работника и с согласия работодателя. А это означает, что если работодатель говорит вам, что отныне вы находитесь в отпуске без сохранения заработной платы, то обратите его внимание на тот факт, что соответствующего заявления вы не писали и попросите его выдать вам соответствующее письменное распоряжение. После чего с этим письменным распоряжением смело отправляйтесь в суд и требуйте оплаты вынужденного прогула в размере среднего заработка за период незаконного отстранения от работы. Если же вы и сами не против отдохнуть и согласны пойти в этом вопросе навстречу работодателю, то не забывайте забрать с собой в неоплачиваемый отпуск оригинал вашего заявления о его предоставлении с письменно выраженным на нем согласием работодателя.
Командировка
Служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. (ст. 166 ТК РФ).
Согласно абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, работники направляются в командировки на основании письменного решения работодателя
С данным решением работник должен быть ознакомлен под роспись. Но данное решение всегда остается у работодателя. Поэтому для исключения каких-либо недоразумений в будущем, работнику желательно получить у работодателя до отъезда в командировку заверенную копию данного решения.
Итак, с решением работодателя работник ознакомлен. Какие же документы будут подтверждать его фактическое нахождение в командировке?
Ранее таким документом много лет служило командировочное удостоверение. Однако в 2015 году в трудовое законодательство были внесены существенные изменения, касающиеся порядка оформления документов при направлении работника в служебную командировку. В частности, были отменены командировочные удостоверения с целью упрощения кадрового делопроизводства и сокращения оформляемой документации.
Основной функцией командировочного удостоверения являлось подтверждение времени нахождения работника в служебной командировке. Именно на основании данного документа производился расчет суточных, выплачиваемых работнику.
Теперь же фактический срок пребывания работника в командировке подтверждается проездными документами, представляемым работником по возвращении из командировки.
В случае проезда работника на служебном транспорте, на личном транспорте или транспорте третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из командировки работодателю с приложением документов, подтверждающих использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта).
В случае отсутствия проездных документов фактический срок пребывания работника в командировке работник подтверждает документами по найму жилого помещения в месте командирования, например, квитанцией (талоном) о проживании в гостинице. Если нет ни проездных документов, ни документов по найму жилого помещения либо иных документов, подтверждающих заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования, в целях подтверждения фактического срока пребывания в месте командирования работником представляются служебная записка и (или) иной документ о фактическом сроке пребывания работника в командировке, содержащий подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки) (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Конечно, в идеальной ситуации хотя бы какие-то из этих документов хорошо бы иметь на руках прежде, чем покидать рабочее место. Однако, поскольку обязанность оформления указанных документов возложена законодательством на работодателя, их отсутствие не ограничивает работника в том, какими доказательствами он может пользоваться в случае если в дальнейшем трудовой спор окажется в суде. Подойдут и показания свидетелей, и диктофонные записи бесед с работодателем. Если по каким-то обстоятельствам вы знаете, что письменные документы получить невозможно, договаривайтесь с работодателем при свидетелях. Причем, желательно, чтобы этими свидетелями были не ваши коллеги, а относительно независимые от работодателя лица. Также очень полезно бывает записывать беседы с работодателем на диктофон.
Главное, помните: доверяя ЛЮБЫМ устным, ничем не подтвержденным договоренностям с работодателем в кризис, вы очень рискуете
Материал подготовлен в рамках проекта «Трудовые права для всех»: знать и защищать свои права в кризисных ситуациях». Проект реализуется с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.