Например, работодатель может не представить индивидуальные сведения в Пенсионный фонд России и тогда трудовая книжка поможет вам подтвердить свой трудовой стаж.
Так, Конституционный суд РФ 10 июля 2007 года разъяснил, что нормы, которые позволяют не включать в страховой стаж те периоды, за которые не оплачены частично или полностью страховыми взносами, являются противоречащей Конституции РФ (см. Постановление Конституционного суда РФ от 10.07.2007г. № 9-П "По делу о проверке конституционности пункта 1 статьи 10 и пункта 2 статьи 13 Федерального закона "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" и абзаца третьего пункта 7 Правил учета страховых взносов, включаемых в расчетный пенсионный капитал, в связи с запросами Верховного Суда Российской Федерации и Учалинского районного суда Республики Башкортостан и жалобами граждан А.В. Докукина, А.С. Муратова и Т.В. Шестаковой").
Это значит, что с 10 июля 2007 года страховой стаж включаются все периоды работы, даже если за них не были уплачены страховые взносы, и эти взносы возмещаются государством в той части, в которой должны были быть уплачены работодателем.
Таким образом, трудовая книжка является действительно важным документом, которая в случае непредвиденных ситуаций позволит подтвердить свой трудовой стаж в пенсионном фонде России. Кроме того, трудовая книжка является первым доказательством прошлого опыта работника, и она может повлиять на конечный выбор работодателя в пользу соискателя.
Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.
С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, работодатель обязан вести:
а) приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;
б) книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.
При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
Форма трудовой книжки, а также Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей установлены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках".
В трудовую книжку вносятся сведения:
- о работнике, в частности фамилия, имя, отчество, дата рождения вносятся на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, а также образование, профессия, специальность, которые вносятся на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки);
- о выполняемой работником работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора, в частности дата приема на работу, перевода и увольнения, основания увольнения с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закон (в точном соответствии с формулировкой, содержащейся в Трудовом кодексе РФ или иного федерального закона), а также наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись. Все указанные записи вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения);
- о награждениях за успехи в работе с указанием даты внесения записи, виды награждения и наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись;
Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.
Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.
С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.
По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.
Важно: При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением восстановления трудовых книжек работников при массовой утере в результате чрезвычайных ситуаций и в случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника).
Что делать, если трудовая книжка утеряна, испорчена, или записи в ней сделаны с ошибками?
Такие ситуации, увы, не редкость. Поэтому рассмотрит алгоритм действий работника.
Если произошли изменения в сведениях о работнике, не связанные с ошибками, например, смена фамилии при заключении брака, или смена имени, изменение сведений об образовании и т.п., то такие изменения записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.
В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится:
- по месту работы, где была внесена соответствующая запись,
- либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации или прекращении деятельности в качестве индивидуального предпринимателя в установленном порядке, если работодатель-физическое лицо им являлся, - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.
Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев массовой утери трудовых книжек работодателем в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства).
В этом случае установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется специально созданной комиссией на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе, при условии отсутствия документов.
В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.
Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.
В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.
Если же трудовая книжка была утеряна, то лицо, утратившее её, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.
При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся:
а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;
б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.
Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.
Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. Поэтому, если работник заинтересован в восстановлении максимального объема информации о своей работе, то он должен представить работодателю все возможные документы: трудовые договоры с предыдущих мест работы, справки от прежних работодателей и иные документы.
Стоит отметить, что законом запрещено выдавать трудовую книжку на руки работнику, в связи с тем, если работник её потеряет, то её дубликат придется оформлять работодателю. В тоже время работник имеет право подать заявление работодателю о выдаче ему заверенной копии трудовой книжке для предъявления по месту требования. При этом заверенная копия представляет собой копию всех страниц трудовой книжке, где на каждой странице проставлена заверительная надпись (ФИО работодателя, дата проставления записи и фраза «копия верна» скрепленная печатью работодателя .
В то же время подлинник трудовой книжки может понадобиться работнику для предъявления в Пенсионный фонд РФ, например, при назначении пенсии. В этом случае работник имеет право подать заявление работодателю о выдаче подлинника трудовой книжки, в котором необходимо указать, что подлинники нужен для предъявления в Пенсионный фонд РФ. В этом случае работодатель обязан выдать подлинник трудовой книжки, но он в свою очередь имеет право потребовать с работника расписку о том, что трудовая книжка находится у работника. С этого момента ответственность за хранение трудовой книжки будет лежать на работнике.
Если же трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.), то работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи.
При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.
Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.
Как быть, если трудовой договор расторгнут, но работодатель тянет с выдачей трудовой книжки?
Согласно ч. 4 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении, а также произвести окончательный расчет с работником и выдать ему по его требованию заверенные копии документов, связанные с его работой (например, копии приказов о приеме, увольнении, поощрениях и т.п.). Дата увольнения – это последний день работы у данного работодателя.
Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи Трудового кодекса РФ или иного федерального закона.
При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, которые будут указаны ниже).
Если в день увольнения работодатель не выдал работнику трудовую книжку либо внес в неё неправильную или не соответствующую федеральному закону формулировки причины увольнения работника, работодатель обязан возместить работнику не полученный им за всё время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной.
К сожалению, крайне редко встречаются случаи, когда работодатель добровольно возмещает работнику компенсацию за задержку трудовой книжки или добровольно вносит исправление недостоверной записи, особенно в случаях, когда работник был уволен по инициативе работодателя, в том числе по дискредитирующим основаниям. Поэтому за взысканием такого возмещение необходимо обращаться в суд. При этом, если в суде работник выступает с требованием об изменении формулировки увольнения и суд удовлетворяет его требования, то как уже было отмечено выше, работодатель обязан по письменному заявлению работника, выдать ему дубликат трудовой книжки, в который переносятся все записи, за исключением последней, которая была признана судом недействительной.
В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Важно отметить, что такое уведомление высылается по адресу, который указан в трудовом договоре с работником. Еще важное уточнение: пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия, т.е. если работодатель отправил уведомление, но ответа от работника не получил, то отправлять трудовую книжку почтой он не имеет права. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Работодатель также не несет ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в случаях несовпадения последнего дня работы с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении работника за прогул (пп. «а» п.6 ч. 1 ст.81 ТК РФ) или в случае осуждения работника к наказанию, исключающему продолжение прежней работы, в соответствии с приговором суда, вступившим в законную силу (п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ), и при увольнении женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ. По письменному обращению работника, не получившего трудовую книжку после увольнения, работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.
Что делать если трудовая книжка осталась у работодателя, а организация ликвидирована?
К сожалению, такие ситуации не редкость. Особенно с ними сталкиваются женщины, находящиеся в отпуске по уходу за ребенком, когда во время отпуска организация ликвидируется.
Скорее всего, в таких случаях трудовую книжку можно считать потерянной безвозвратно.
Конечно, если организация ликвидируется по всем установленным правилам, то в этом случае все кадровые документы должны сдаваться в архив.
Однако, очень часто организации просто «бросают» и все документы уничтожаются недобросовестными сотрудниками.
В таком случае, можно обратиться к предыдущему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки, но в нем не будет последней записи о работе. Однако факт наличия трудовых отношений с последним работодателем можно установить в суде в порядке особого производства с заявлением об установлении факта наличия, в том числе прекращения трудовых отношений (факта, имеющего юридическое значение).
Бывают и другие случае, например, когда организация ликвидирована, но по каким-то причинам трудовая книжка осталась у работника на руках и соответственно в ней нет записи об увольнении. Порядок внесения записей об увольнении в трудовую книжку работника в случае, если работодатель по последнему месту работы уже не существует, законодательно не регламентирован. Однако, на практике существуют следующие варианты поведения: можно умышленно потерять трудовую книжку и запросить её дубликат, либо в судебном порядке доказать факт прекращения трудовых отношений также в порядке особого производства. Этот способ более надёжный.
Кроме того, Минтруд в своём письме от 29.04.2015 г. № 14-2/В-307 указал, что запись об увольнении в трудовую книжку работника в случае, если работодатель по последнему месту работы уже не существует, может внести работодатель по новому месту работы в порядке, аналогичном исправлению неправильных записей в трудовой книжке, но при условии наличия соответствующих оснований для внесения отсутствующей записи.
Если у работника нет документов, подтверждающих факт увольнения из этой организации, то по мнению Минтруда, работник может обратиться в архив города, в котором находилась организация, либо в суд в порядке особого производства с заявлением об установлении факта прекращения трудовых отношений (факта, имеющего юридическое значение).
Материал подготовлен в рамках проекта «Трудовые права для всех»: знать и защищать свои права в кризисных ситуациях». Проект реализуется с использованием гранта Президента Российской Федерации на развитие гражданского общества, предоставленного Фондом президентских грантов.